Zapytanie ofertowe nr 1/2020 [kadra zarządzająca projektem]

 

Siedlce, 26 maja 2020 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Fundacja Podlaskie Centrum Radiowe zaprasza do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzanego w trybie zapytania ofertowego na:

kadrę zarządzającą projektem

pod nazwą „Oszczędzaj ciepło. I Ty możesz zostać eko-domownikiem”
realizowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

I. – Opis Przedmiotu Zamówienia:

  1. Przedmiot zamówienia obejmuje pełnienie następujących funkcji:

Część I. Koordynator projektu do zadań, którego należeć będzie:

  1. bieżące zarządzanie projektem zgodnie z bieżącymi potrzebami,
  2. bieżący kontakt z NFOŚiGW dotyczący realizacji projektu,
  3. organizacja i czuwanie nad prawidłowym przebiegiem wszystkich materiałów realizowanych w ramach projektu,
  4. dokonywanie podziału zadań merytorycznych między poszczególne osoby zaangażowane w realizację Projektu,
  5. weryfikowanie pod względem merytorycznym realizowanych i zrealizowanych zadań zarówno przez kadrę realizującą projekt jak i wykonawców wyłonionych w trybach konkurencyjnych,
  6. nadzorowanie dotrzymania harmonogramu realizacji projektu, dokonywanie w ustalonym trybie uzgodnień z NFOŚiGW,
  7. zatwierdzanie pod względem merytorycznym dokumentów finansowo-księgowych dot. projektu oraz sporządzanie i podpisywanie dodatkowych dokumentów określających ich związek z projektem,
  8. nadzorowanie realizacji wskaźników produktów, rezultatów i oddziaływania zgodnie z wymogami projektu,
  9. koordynacja, monitoring oraz kontrola działań związanych z realizacją projektu,
  10. opracowywanie procedur, instrukcji, regulaminów dotyczących realizacji projektu wynikających z obowiązujących przepisów, wytycznych oraz innych dokumentów i zaleceń NFOŚiGW,
  11. nadzór nad procesem ewaluacji projektu,
  12. nadzór nad prawidłowym archiwizowaniem dokumentacji projektu,
  13. nadzór nad zgodnym z ustawą o ochronie danych osobowych przetwarzaniem danych osobowych,
  14. uzgadnianie wydatków związanych z merytoryczną realizacją projektu,
  15. dokonywanie rozeznania rynku lub uruchamianie odpowiednich procedur przetargowych w przypadku dokonywania zakupów produktów i usług,
  16. dokonywanie odbioru dostaw towarów i usług zamówionych do projektu,
  17. nadzór nad informowaniem społeczeństwa o współfinansowaniu projektu ze środków NFOŚiGW,
  18. terminowe i zgodne z wytycznymi NFOŚiGW sporządzanie wymaganych sprawozdań z realizacji projektu,
  19. nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem kosztów,
  20. przygotowanie wniosków o refundacje kosztów kwalifikowanych (wniosków o płatność),
  21. przekazywanie sporządzonych sprawozdań, wniosków o płatność, harmonogramów i innych dokumentów związanych z realizacją projektu do właściwych instytucji z zachowaniem obowiązujących terminów,
  22. opisywanie faktur i innych dowodów księgowych w powiązaniu z zatwierdzonym do realizacji harmonogramem kosztowym i czasowym projektu,
  23. przekazywanie dokumentów księgowych do podpisu upoważnionym osobom,
  24. realizacja innych zadań wynikających z potrzeb realizacji projektu,
  25. koordynator projektu odpowiada za prawidłowość i rzetelność dokumentacji finansowej projektu.

Wykonawca musi:

  1. posiadać wykształcenie wyższe magisterskie,
  2. posiadać co najmniej 5 letnie doświadczenie w realizacji projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych,
  3. być niekaralny za przestępstwa popełnione umyślnie ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwa skarbowe,
  4. posiadać pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzystać z pełni praw publicznych,
  5. posiadać prawo jazdy kategorii B,
  6. posiadać biegłą znajomość obsługi komputera,
  7. posiadać bardzo dobra znajomość MS Office i umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
  8. posiadać umiejętność pracy w zespole rozproszonym,
  9. posiadać umiejętność radzenia sobie ze stresem,
  10. posiadać dobrą organizację czasu pracy,
  11. posiadać wysoką kulturę osobistą,
  12. utrzymywać kontakty z uczestnikami i usługodawcami projektu,
  13. przeprowadzić monitoring i ewaluację projektu,
  14. nadzorować pracę specjalistów/ekspertów zaangażowanych w projekt.

Część II. Specjalista ds. promocji do zadań którego należeć będzie:

  1. przygotowanie planu działań promocyjnych i reklamowych projektu,
  2. nadzór/realizacja działań promocyjnych i reklamowych,
  3. nadzór nad przygotowaniem materiałów graficznych i terminami realizowanych materiałów,
  4. nadzór i wsparcie realizacji nagrań dźwiękowych niezbędnych do promocji wydarzenia,
  5. koordynacja współpracy z firmami zewnętrznymi w zakresie realizacji działań promocyjnych,
  6. współpraca z mediami (działania public i media relations) i podwykonawcami,
  7. aktualizacja treści na stronie www,
  8. analiza konkurencji.

Wykonawca musi:

  1. posiadać wykształcenie wyższe,
  2. posiadać doświadczenie w koordynacji promocyjnej,
  3. posiadać co najmniej 3 letnie doświadczenie na stanowisku głównego specjalisty ds. Reklamy i public relations,
  4. posiadać bardzo dobrą znajomość pakietu MS Office (Word, Power Point, Excel, Outlook),
  5. posiadać umiejętność pracy w zespole rozproszonym,
  6. posiadać umiejętność radzenia sobie ze stresem,
  7. posiadać dobrą organizację czasu pracy,
  8. być sumiennym w wykonywaniu obowiązków,
  9. być komunikatywnym,
  10. posiadać „lekkie pióro”,
  11. być mobilnym i dyspozycyjnym,
  12. posiadać wysoką kulturę osobistą.

Część III. Specjalista ds. Zamówień publicznych do zadań którego należeć będzie:

  1. przygotowywanie dokumentacji przetargowej,
  2. przygotowanie zapytań ofertowych,
  3. opracowywanie umów do projektu,
  4. przygotowywanie odpowiedzi na zapytania wykonawców,
  5. weryfikacja złożonych ofert i przygotowanie rozstrzygnięć postępowania,
  6. prowadzenie korespondencji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami,
  7. prowadzenie całej dokumentacji postępowania.

Wykonawca musi posiadać:

  1. znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych i aktów wykonawczych do tej ustawy,
  2. 2 lata doświadczenia w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych i/lub zarządzania i rozliczania projektów unijnych (warunek konieczny),
  3. umiejętność obsługi komputera i oprogramowania MS Office (Word, MS Excel, Outlook),
  4. doskonałe zdolności organizacyjne,
  5. umiejętność ustalania priorytetów i wykazywać się wielozadaniowością,
  6. następujące cechy: odpowiedzialność, samodzielność, skrupulatność i rzetelność w wykonywanych obowiązkach,
  7. dobre umiejętności interpersonalne oraz pracy w zespole,
  8. odporność na stres,
  9. wykształcenie średnie lub wyższe,
  10. doświadczenie w zakresie zamówień publicznych.

II. –  Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

Od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2020 r.

III. –  Opis sposobu przygotowania i składania ofert:

  1. Oferta musi być sporządzona w języku polskim.
  2. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania.
  3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na daną część zamówienia wraz z wymaganymi dokumentami, o których mowa w ust. 6 niniejszego rozdziału oraz w rozdziale V niniejszego zapytania.
  4. Oferta musi być podpisana przez wykonawcę zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. Jeżeli osoba(-y) podpisująca(-e) ofertę działa(-ją) na podstawie pełnomocnictwa, to musi być ono dołączone do oferty.
  5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
  6. Na ofertę składają się:
    • „Formularz ofertowy” sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego;
    • pozostałe dokumenty wymagane niniejszym zapytaniem.
  1. Wykonawca może złożyć ofertę na własnych formularzach, których treść musi być zgodna z formularzami załączonymi do niniejszego zapytania.
  2. Forma pisemna:

Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie opisanej:

Kadra zarządzająca projektem „Oszczędzaj ciepło. I Ty możesz zostać eko-domownikiem” realizowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

w siedzibie zamawiającego przy ul. Bpa Świrskiego 56, 08-110 Siedlce, w terminie do dnia 05.06.2020 roku, godz. 10:00.

  1. Forma elektroniczna:
    • Ofertą w formie elektronicznej jest oferta złożona za pośrednictwem poczty elektronicznej.
    • Oferta elektroniczna winna być przygotowana tak jak oferta w formie pisemnej – skany podpisanych dokumentów należy przesłać na adres e-mail: fundacja@radiopodlasie.pl w terminie do dnia 05.06.2020 roku, godz. 10:00.
  1. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania/przesyłania ofert ma data i godzina wpływu oferty do zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową/kurierską lub pocztą elektroniczną.
  2. Oferty złożone/przesłane po terminie nie będą rozpatrywane.

IV. – Do oferty wykonawca zobowiązany jest dołączyć:

W przypadku, gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo.

V. – Opis sposobu udzielania wyjaśnień:

  1. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego lub zadać pytania.
  2. Zamawiający udzieli wyjaśnień lub odpowiedzi niezwłocznie, nie później jednak niż na 1 dni przed upływem terminu składania ofert. Wyjaśnienia lub odpowiedzi zostaną zamieszczone na stronie internetowej fundacja@radiopodlaskie.pl pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego lub pytania wpłynęły do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
  3. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie zapytania ofertowego lub pytania wpłyną po upływie terminu skła­dania wniosku lub pytań, o których mowa w ust. 2 lub dotyczy udzielonych wyjaśnień i/lub pytań, zamawiający może udzielić wyjaśnień lub odpowiedzi albo pozostawi wniosek lub pytania bez rozpoznania.

VI. – Opis sposobu obliczania ceny:

  1. Wykonawca oblicza cenę oferty za wykonanie całego przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym zaproszeniu i podaje ją w „Formularzu ofertowym” (załącznik nr 1).
  2. Cena podana w ofercie jest ceną ryczałtową.
  3. W cenie oferty należy uwzględnić wszystkie niezbędne koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
  4. Cena musi być wyrażona w PLN.
  5. Cenę należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (stosując zasadę, że liczbę z końcówką mniejszą od 5 zaokrągla się w dół, zaś z końcówką 5 i większą w górę).
  6. Rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą będą prowadzone w PLN.

VII. – Kryterium wyboru oferty:

  1. Zamawiający określa kryterium wyboru oferty: najniższa cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia – waga 100%
  2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną.
  3. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie tych wykonawców do złożenia ofert dodat­kowych w określonym terminie.
  4. Wykonawcy, składający oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych pierwotnie ofertach.

VIII. – Badanie ofert:

  1. Zamawiający może żądać od wykonawców w toku badania i oceny ofert wyjaśnień w zakresie złożonych ofert oraz żądać uzupełnień brakujących dokumentów.
  2. Zamawiający w ofercie poprawi:
    • oczywiste omyłki pisarskie;
    • oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych po­prawek;
    • inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty

– niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

  1. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jej treść nie będzie odpowiadać treści niniejszego zapytania.
  2. Wykonawcę, którego oferta mogłaby zostać uznana za najkorzystniejszą, a który nie przedłożył wraz z ofertą wszystkich wymaganych dokumentów lub oświadczeń zamawiający wzywa do ich zło­żenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień w wyznaczonym przez siebie termi­nie, chyba, że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień oferta podlega odrzuceniu albo konieczne jest unieważnienie postępowania. Zamawiający może wezwać do uzupełnienia ww. dokumentów innego wykonawcę/wykonawców, jeżeli jest to uzasadnione z punktu widzenia postępowania.

IX. – Unieważnienie postępowania:

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, a w szczególności, w przypadku gdy:

  1. nie zostanie złożona żadna ważna oferta;
  2. cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający zwiększy tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;
  3. wystąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego, w tym zamawiający nie podpisze umowy z NFOŚiGW;
  4. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodle- gającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia.

X. – Sposób przekazania informacji o rozstrzygnięciu postępowania:

Informację o rozstrzygnięciu postępowania zamawiający zamieści na stronie internetowej, na której zostało ogłoszone niniejsze postępowanie.

XI. – Formalności, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty, w celu zawarcia umowy:

  1. Z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa.
  2. W przypadku, gdy wykonawca, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza uchyla się od zawarcia umowy lub odmawia jej podpisania, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez ponownego ich badania i oceny.
  3. Wykonawca zostanie poinformowany przez zamawiającego o miejscu i terminie zawarcia umowy.
  4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od podpisania umowy w przypadku nie­otrzymania dofinansowania ze środków NFOŚiGW.

XII. – Pozostałe informacje:

Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej.

XIII. – Osoba uprawniona do kontaktów w sprawie postępowania:

fundacja@radiopodlasie.pl – Renata Dziewulska

XIV. – Podstawa prawna prowadzenia postępowania:

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.).

XV. – Przetwarzanie danych osobowych:

W związku z treścią z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobo­wych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 ze zm.), dalej: „RODO” Zamawiający informuje, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (dalej: Administrator) pozyskanych w toku postępowania jest Fundacja Podlaskie Centrum Radiowe.
  2. Z Administratorem można kontaktować się poprzez e-mail: fundacja@radiopodlasie.pl lub na adres korespondencyjny Fundacja Podlaskie Centrum Radiowe ul. Bpa Świrskiego 56, 08-110 Siedlce.
  3. Pani/Pana dane osobowe pozyskane przez Administratora przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu przeprowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
  4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
    • osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania,
    • organy kontrolne,
    • osoby lub podmioty, którym Administrator udzieli informacji publicznej zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.2018.1330 j.t.),
    • podmioty uprawnione do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
  1. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia niniejszego postępowania. Ponadto, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych przechowy­wane będą przez okres 4 lat od dnia zakończenia niniejszego postępowania. Okres przechowywania danych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych będzie niezbędne do dochodzenia roszczeń lub do obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora. Ponadto, okres przechowywania danych może zostać przedłużony na okres 5 lat, na potrzeby archiwizacji.
  2. Przysługuje Pani/Panu prawo do dostępu do Pani/Pana danych osobowych, ich sprostowania oraz prawo żądania ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
  3. W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  4. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Ustawy.

PLIK DO POBRANIA

zapytanie I.pdf

Załączniki do zapytania ofertowego:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy;