ZAPYTANIE OFERTOWE

Fundacja Podlaskie Centrum Radiowe zaprasza do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzanego w trybie zapytania ofertowego na:

produkcję słuchowiska

w ramach projektu pod nazwą „Oszczędzaj ciepło. I Ty możesz zostać eko-domownikiem”
realizowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

I. – Opis Przedmiotu Zamówienia:

Przedmiot zamówienia obejmuje produkcję 5 audycji radiowych w formie słuchowiska z elementami wywiadu – rozmowy.

Założenia produkcyjne. Każda z pięciu audycji będzie posiadała temat przewodni: tj

- zanieczyszczenia z domów jednorodzinnych – złego rodzaju paliwo, palenie odpadami itp.,
- nadmierne zużycie energii, wody,
- nadmierne, nieuświadomione zużywanie energii cieplnej,
- samochody – spaliny,
- wpływ zanieczyszczenia powietrza na środowisko (rośliny i zwierzęta).

Każda z audycji będzie animowanym przez prowadzącego dziennikarza zabawą z grupą dzieci w wieku 6 -11 lat. Dziennikarz ma zadanie zdobycie opinii dzieci o stanie obecnym, kreatywnym poszukiwaniu sposób zaradzeniu problemom, naprowadzeniu dzieci na aktywne podjęcie działań zmierzającym do zaangażowania siebie, rówieśników oraz do-rosłych w rozwiązanie sprawy.

Wykonawca będzie miał za zadanie:

- przygotowanie scenariusza każdej z audycji w postacie algorytmu pytań i odpowiedzi. Scenariusze muszą być zatwierdzone przez Zamawiającego
- Stworzenie grupy produkcyjnej (prowadzący, realizator dźwięku, grupa dzieci w wieku 6 -11 lat
- Produkcję pięciu audycji o długości 3 minut każda
- Zapewnienie jakości technicznej audycie umożliwiającej emisji audycji w stacjach radiowych.
- Przekazanie Zamawiającemu audycji na ustalonym nośniku nie obciążonych roszczeniami osób trzecich ze szczególnym uwzględnieniem praw autorskich, majątkowych oraz zgodami związanymi z przepisów prawa o ochronie danych osobowych:
  - przekazanie Zamawiającemu nagranych na nośniku słuchowisk
  - przygotowanie wg specyfikacji technicznej do emisji radiowej.

Dodatkowe obowiązki Wykonawcy:

- oznaczenie projektów graficznych wszystkich materiałów promocyjnych związanych z kampanią zgodnie z Księga Identyfikacji Wizualnej NFOŚiGW i Instrukcją oznakowania przedsięwzięć dofinansowywanych ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej,
- każdorazowe dostarczenie do Zleceniodawcy:
  - projektów celem akceptacji;
  - nagrań celem akceptacji
- przygotowanie sprawozdań cząstkowych i końcowego z realizacji kampanii i przekazania ich wraz zarchiwizowanymi dokumentami potwierdzającymi wy-konanie zakresu przedmiotu zamówienia w kilku etapach. Sprawozdania będą stanowiły załącznik do protokołu odbioru usługi i będą podstawą rozliczenia faktur częściowych,
- współpraca z Zamawiającym w zakresie niezbędnym do prawidłowej i terminowej realizacji poszczególnych działań,

Rozliczenie za wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpi po wykonaniu zamówienia/etapu zamówienia, przedłożeniu kompletu dokumentacji (sprawozdań częściowych, zarchiwizowanych dokumentów i materiałów powstałych na danym etapie prac, za który następuje rozliczenie) oraz przedłożeniu faktury/faktury cząstkowej.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty przewidującej odmienny niż określony w niniejszym zapytaniu ofertowym sposób wykonania zamówienia (oferty wariantowej).

II. – Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

Od dnia podpisania umowy do dnia 30.09.2020 r.

III. – Warunki udziału w postępowaniu oraz wykaz dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału:

O zamówienie może się ubiegać Wykonawca, który dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym koniecznym do realizacji produkcji i realizacji materiałów – tj. wykaże, że wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, minimum 2 nagrania audio, każda o wartości nie mniejszej niż 5 tys. zł brutto.
Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą wykaz usług potwierdzający posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia zgodnie z załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego wraz z dokumentami potwierdzającymi (protokoły odbioru, referencje, poświadczenia), że usługi wskazane w wykazie zostały lub są realizowane należycie.
Ocena spełnienia ww. warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia” w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniach i dokumentach. Niespełnienie w/w warunku skutkować będzie odrzuceniem oferty Wykonawcy, tj. nie będzie ona brana pod uwagę przy ocenie ofert.

IV. – Opis sposobu przygotowania i składania ofert:

Oferta musi być sporządzona w języku polskim.
Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania.
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na całość zamówienia wraz z wymaganymi dokumentami, o których mowa w ust. 6 niniejszego rozdziału oraz w rozdziale V niniejszego zapytania.
Oferta musi być podpisana przez wykonawcę zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. Jeżeli osoba(-y) podpisująca(-e) ofertę działa(-ją) na podstawie pełnomocnictwa, to musi być ono dołączone do oferty.
Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Na ofertę składają się:

- „Formularz ofertowy” sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;
- Wykaz usług wraz z dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie;
- pozostałe dokumenty wymagane niniejszym zapytaniem.

Wykonawca może złożyć ofertę na własnych formularzach, których treść musi być zgodna z formularzami załączonymi do niniejszego zapytania.
Forma pisemna:

Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie opisanej:

Oferta na produkcję słuchowiska w ramach projektu pod nazwą „Oszczędzaj ciepło. I Ty możesz zostać eko-domownikiem” realizowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

w siedzibie zamawiającego przy ul. Bpa Świrskiego 56, 08-110 Siedlce, w terminie do 05.06.2020 roku, godz. 10:00.

Forma elektroniczna:

- Ofertą w formie elektronicznej jest oferta złożona za pośrednictwem poczty elektronicznej.
- Oferta elektroniczna winna być przygotowana tak jak oferta w formie pisemnej – skany podpisanych dokumentów należy przesłać na adres e-mail: fundacja@radiopodlasie.pl w terminie do 05.06.2020 roku, godz. 10:00.

Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania/przesyłania ofert ma data i godzina wpływu oferty do zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową/kurierską lub pocztą elektroniczną.
Oferty złożone/przesłane po terminie nie będą rozpatrywane.

V. – Do oferty wykonawca zobowiązany jest dołączyć:

Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą wykaz usług potwierdzający posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia zgodnie z załącznikiem nr 2 do zaproszenia wraz z dokumentami potwierdzającymi (protokoły odbioru, referencje, poświadczenia), że usługi wskazane w wykazie zostały lub są realizowane należycie.
W przypadku, gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo.

VI. – Opis sposobu udzielania wyjaśnień:

Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego lub zadać pytania.
Zamawiający udzieli wyjaśnień lub odpowiedzi niezwłocznie, nie później jednak niż na 1 dni przed upływem terminu składania ofert. Wyjaśnienia lub odpowiedzi zostaną zamieszczone na stronie internetowej fundacja@radiopodlaskie.pl pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego lub pytania wpłynęły do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
Jeżeli wniosek o wyjaśnienie zapytania ofertowego lub pytania wpłyną po upływie terminu składania wniosku lub pytań, o których mowa w ust. 2 lub dotyczy udzielonych wyjaśnień i/lub pytań, zamawiający może udzielić wyjaśnień lub odpowiedzi albo pozostawi wniosek lub pytania bez rozpoznania.

VII. – Opis sposobu obliczania ceny:

Wykonawca oblicza cenę oferty za wykonanie całego przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym zaproszeniu i podaje ją w „Formularzu ofertowym” (załącznik nr 1).
Cena podana w ofercie jest ceną ryczałtową.
W cenie oferty należy uwzględnić wszystkie niezbędne koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
Cena musi być wyrażona w PLN.
Cenę należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (stosując zasadę, że liczbę z końcówką mniejszą od 5 zaokrągla się w dół, zaś z końcówką 5 i większą w górę).
Rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą będą prowadzone w PLN.

VIII. – Kryterium wyboru oferty:

Zamawiający określa kryterium wyboru oferty: Najniższa cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia – waga 100%.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną.
Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie tych wykonawców do złożenia ofert dodatkowych w określonym terminie.
Wykonawcy, składający oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych pierwotnie ofertach.

IX. – Badanie ofert:

Zamawiający może żądać od wykonawców w toku badania i oceny ofert wyjaśnień w zakresie złożonych ofert oraz żądać uzupełnień brakujących dokumentów.
Zamawiający w ofercie poprawi:

- oczywiste omyłki pisarskie;
- oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;
- inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty

– niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jej treść nie będzie odpowiadać treści niniejszego zapytania.
Wykonawcę, którego oferta mogłaby zostać uznana za najkorzystniejszą, a który nie przedłożył wraz z ofertą wszystkich wymaganych dokumentów lub oświadczeń zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba, że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień oferta podlega odrzuceniu albo konieczne jest unieważnienie postępowania. Zamawiający może wezwać do uzupełnienia ww. dokumentów innego wykonawcę/wykonawców, jeżeli jest to uzasadnione z punktu widzenia postępowania.

X. – Unieważnienie postępowania:

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, a w szczególności, w przypadku gdy:

nie zostanie złożona żadna ważna oferta;
cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający zwiększy tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;
wystąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego, w tym zamawiający nie podpisze umowy z NFOŚiGW;
postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodle- gającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia.

XI. – Sposób przekazania informacji o rozstrzygnięciu postępowania:

Informację o rozstrzygnięciu postępowania zamawiający zamieści na stronie internetowej, na której zostało ogłoszone niniejsze postępowanie.

XII. – Formalności, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty, w celu zawarcia umowy:

Z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa.
W przypadku, gdy wykonawca, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza uchyla się od zawarcia umowy lub odmawia jej podpisania, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez ponownego ich badania i oceny.
Wykonawca zostanie poinformowany przez zamawiającego o miejscu i terminie zawarcia umowy.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od podpisania umowy w przypadku nieotrzymania dofinansowania ze środków NFOŚiGW.

XIII. – Pozostałe informacje:

Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej.

XIV. – Osoba uprawniona do kontaktów w sprawie postępowania:

fundacja@radiopodlasie.pl – Renata Dziewulska

XV. – Podstawa prawna prowadzenia postępowania:

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.).

XVI. – Przetwarzanie danych osobowych:

W związku z treścią z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 ze zm.), dalej: „RODO” Zamawiający informuje, że:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych (dalej: Administrator) pozyskanych w toku postępowania jest Fundacja Podlaskie Centrum Radiowe.
Z Administratorem można kontaktować się poprzez e-mail: fundacja@radiopodlasie.pl lub na adres korespondencyjny Fundacja Podlaskie Centrum Radiowe ul. Bpa Świrskiego 56, 08-110 Siedlce.
Pani/Pana dane osobowe pozyskane przez Administratora przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu przeprowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
- osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania,
- organy kontrolne,
- osoby lub podmioty, którym Administrator udzieli informacji publicznej zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.2018.1330 j.t.),
- podmioty uprawnione do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia niniejszego postępowania. Ponadto, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych przechowywane będą przez okres 4 lat od dnia zakończenia niniejszego postępowania. Okres przechowywania danych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych będzie niezbędne do dochodzenia roszczeń lub do obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora. Ponadto, okres przechowywania danych może zostać przedłużony na okres 5 lat, na potrzeby archiwizacji.
Przysługuje Pani/Panu prawo do dostępu do Pani/Pana danych osobowych, ich sprostowania oraz prawo żądania ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Ustawy.