Zapytanie ofertowe nr 2/2020 [produkcja wydawnictw drukowanych i multimedialnych]

Siedlce, 26 maja 2020 roku

  

ZAPYTANIE OFERTOWE

Fundacja Podlaskie Centrum Radiowe zaprasza do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzanego w trybie zapytania ofertowego na:

produkcję wydawnictw drukowanych i multimedialnych

w ramach projektu pod nazwą „Oszczędzaj ciepło. I Ty możesz zostać eko-domownikiem”
realizowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

I. – Opis Przedmiotu Zamówienia:

1. Przedmiot zamówienia obejmuje produkcję następujących wydawnictw w porozumieniu z Zamawiającym:

Produkcja piosenki

• • Skomponowanie piosenki autorskiej wraz z przekazaniem praw autorskich do utworu na wszystkie pola eksploatacji.
  • Napisanie tekstu piosenki do skomponowanego utworu wraz z przekazaniem praw autorskich do utworu na wszystkie pola eksploatacji.
  • Realizacja i nagranie piosenki w studiu dźwiękowym.
  • Zatrudnienie min. 1 artysty do wykonania piosenki.
  • Montaż i postprodukcja dźwięku mix/mastering w studiu nagrań.
  • Przygotowanie plików do emisji.
  • Czas trwania utworu od 2,5-3 min.

 

Produkcja książeczki dla dzieci w wieku 9-14 lat

• • Copywriting – napisanie tekstów do książeczki / stworzenie historii wg wstępnego scenariusza (załącznik nr 1)
  • Stworzenie w formie rysunkowej bohaterów postaci książeczki wraz z ich cechami szczególnymi w postaci graficznych motywów dla tych postaci.
  • Projekt rysunków graficznych do książeczki.
  • Projekt kreatywny okładki książeczki oraz layoutu graficznego wszystkich stron.
  • DTP książeczki do druku.
  • Druk 16 000 egz. książeczki o następujących parametrach: format 21 x 21 cm, liczba stron – 24, papier okładka kreda 300g/m1, środek – papier 200g/m2, papier kreda 4+4.
  • Dostarczenie książeczki do siedziby Zamawiającego.

Produkcja audiobooka

• • Czas trwania od 6 -10 minut.
  • Realizacja nagrań w studio dźwiękowym.
  • Zatrudnienie 4 aktorów do nagrania audiobooka.
  • Montaż i przygotowanie do tłoczenia.
  • Projekt okładki audiobooka / kreacja graficzna i DTP.
  • Druk i tłoczenie – okładka koperta tekturowa, karton 350g/m2, druk 4+0, wypalenie płyty oraz nadruk na laybel CD 1 kolor, konfekcjonowanie, żelki do przyklejenia na książeczkę, ilość 16 000 szt.
  • Dostarczenie płyt do siedziby Zamawiającego.

2. Dodatkowe obowiązki Wykonawcy:

• • oznaczenie wszystkich materiałów powstałych w ramach realizacji poszczególnych części zgodnie z Księga Identyfikacji Wizualnej NFOŚiGW i Instrukcją oznakowania przedsięwzięć dofinansowywanych ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej,
  • każdorazowe dostarczenie do Zleceniodawcy:
    • projektów celem akceptacji;
    • nagrań celem akceptacji.
  • przygotowanie sprawozdań cząstkowych i końcowego z realizacji kampanii i przekazania ich wraz zarchiwizowanymi dokumentami potwierdzającymi wykonanie zakresu przedmiotu zamówienia w kilku etapach. Sprawozdania będą stanowiły załącznik do protokołu odbioru usługi i będą podstawą rozliczenia faktur częściowych,
  • współpraca z Zamawiającym w zakresie niezbędnym do prawidłowej i terminowej realizacji poszczególnych działań.

3. Rozliczenie za wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpi po wykonaniu zamówienia/etapu zamówienia, przedłożeniu kompletu dokumentacji (sprawozdań częściowych, zarchiwizowanych dokumentów i materiałów powstałych na danym etapie prac, za który następuje rozliczenie) oraz przedłożeniu faktury/faktury cząstkowej.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty przewidującej odmienny niż określony w niniejszym zapytaniu ofertowym sposób wykonania zamówienia (oferty wariantowej).

II. – Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

• Od dnia podpisania umowy do dnia 30.09.2020 r. w przypadku produkcji piosenki
• Od dnia podpisania umowy do dnia 30.09.2020 r. w przypadku produkcji książeczki
• Od dnia podpisania umowy do dnia 30.09.2020 r. w przypadku produkcji audiobooka

III. – Warunki udziału w postępowaniu oraz wykaz dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału:

1. O zamówienie może się ubiegać Wykonawca, który dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym koniecznym do realizacji produkcji i realizacji materiałów – tj. wykaże, że wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, minimum 2 realizacje wydawnictw multimedialnych lub wydawnictw drukowanych, każda o wartości nie mniejszej niż 25 tys. zł brutto.
2. Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą wykaz usług potwierdzający posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia zgodnie z załącznikiem nr 2 do zaproszenia wraz z dokumentami potwierdzającymi (protokoły odbioru, referencje, poświadczenia), że usługi wskazane w wykazie zostały lub są realizowane należycie.
3. Ocena spełnienia ww. warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia” w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniach i dokumentach. Niespełnienie w/w warunku skutkować będzie odrzuceniem oferty Wykonawcy, tj. nie będzie ona brana pod uwagę przy ocenie ofert.

IV. – Opis sposobu przygotowania i składania ofert:

1. Oferta musi być sporządzona w języku polskim.
2. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania.
3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na całość zamówienia wraz z wymaganymi dokumentami, o których mowa w ust. 6 niniejszego rozdziału oraz w rozdziale V niniejszego zapytania.
4. Oferta musi być podpisana przez wykonawcę zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. Jeżeli osoba(-y) podpisująca(-e) ofertę działa(-ją) na podstawie pełnomocnictwa, to musi być ono dołączone do oferty.
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
6. Na ofertę składają się:

• • „Formularz ofertowy” sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;
  • Wykaz usług wraz z dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie;
  • pozostałe dokumenty wymagane niniejszym zapytaniem.

7. Wykonawca może złożyć ofertę na własnych formularzach, których treść musi być zgodna z formularzami załączonymi do niniejszego zapytania.
8. Forma pisemna:

Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie opisanej:

Oferta na produkcję wydawnictw drukowanych i multimedialnych w ramach projektu pod nazwą „Oszczędzaj ciepło. I Ty możesz zostać eko-domownikiem” realizowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

 

w siedzibie zamawiającego przy ul. Bpa Świrskiego 56, 08-110 Siedlce, w terminie do 05.06.2020 roku, godz. 10:00.

9. Forma elektroniczna:

• • Ofertą w formie elektronicznej jest oferta złożona za pośrednictwem poczty elektronicznej.
  • Oferta elektroniczna winna być przygotowana tak jak oferta w formie pisemnej – skany podpisanych dokumentów należy przesłać na adres e-mail: fundacja@radiopodlasie.pl w terminie do 05.06.2020 roku, godz. 10:00.

10. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania/przesyłania ofert ma data i godzina wpływu oferty do zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową/kurierską lub pocztą elektroniczną.
11. Oferty złożone/przesłane po terminie nie będą rozpatrywane.

V. – Do oferty wykonawca zobowiązany jest dołączyć:

1. Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wraz z ofertą wykaz usług potwierdzający posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia zgodnie z załącznikiem nr 2 do zaproszenia wraz z dokumentami potwierdzającymi (protokoły odbioru, referencje, poświadczenia), że usługi wskazane w wykazie zostały lub są realizowane należycie.
2. W przypadku, gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo.

VI. – Opis sposobu udzielania wyjaśnień:

1. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego lub zadać pytania.
2. Zamawiający udzieli wyjaśnień lub odpowiedzi niezwłocznie, nie później jednak niż na 1 dni przed upływem terminu składania ofert. Wyjaśnienia lub odpowiedzi zostaną zamieszczone na stronie internetowej fundacja@radiopodlaskie.pl pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego lub pytania wpłynęły do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
3. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie zapytania ofertowego lub pytania wpłyną po upływie terminu skła­dania wniosku lub pytań, o których mowa w ust. 2 lub dotyczy udzielonych wyjaśnień i/lub pytań, zamawiający może udzielić wyjaśnień lub odpowiedzi albo pozostawi wniosek lub pytania bez rozpoznania.

VII. – Opis sposobu obliczania ceny:

1. Wykonawca oblicza cenę oferty za wykonanie całego przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym zaproszeniu i podaje ją w „Formularzu ofertowym” (załącznik nr 1).
2. Cena podana w ofercie jest ceną ryczałtową.
3. W cenie oferty należy uwzględnić wszystkie niezbędne koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
4. Cena musi być wyrażona w PLN.
5. Cenę należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (stosując zasadę, że liczbę z końcówką mniejszą od 5 zaokrągla się w dół, zaś z końcówką 5 i większą w górę).
6. Rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą będą prowadzone w PLN.

VIII. – Kryterium wyboru oferty:

1. Zamawiający określa kryterium wyboru oferty: Najniższa cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia – waga 100%.
2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną.
3. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie tych wykonawców do złożenia ofert dodat­kowych w określonym terminie.
4. Wykonawcy, składający oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych pierwotnie ofertach.

IX. – Badanie ofert:

1. Zamawiający może żądać od wykonawców w toku badania i oceny ofert wyjaśnień w zakresie złożonych ofert oraz żądać uzupełnień brakujących dokumentów.
2. Zamawiający w ofercie poprawi:

• • oczywiste omyłki pisarskie;
  • oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych po­prawek;
  • inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty

– niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

3. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jej treść nie będzie odpowiadać treści niniejszego zapytania.
4. Wykonawcę, którego oferta mogłaby zostać uznana za najkorzystniejszą, a który nie przedłożył wraz z ofertą wszystkich wymaganych dokumentów lub oświadczeń zamawiający wzywa do ich zło­żenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień w wyznaczonym przez siebie termi­nie, chyba, że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień oferta podlega odrzuceniu albo konieczne jest unieważnienie postępowania. Zamawiający może wezwać do uzupełnienia ww. dokumentów innego wykonawcę/wykonawców, jeżeli jest to uzasadnione z punktu widzenia postępowania.

X. – Unieważnienie postępowania:

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, a w szczególności, w przypadku gdy:

1. nie zostanie złożona żadna ważna oferta;
2. cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający zwiększy tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;
3. wystąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego, w tym zamawiający nie podpisze umowy z NFOŚiGW;
4. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodle- gającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia.

XI. – Sposób przekazania informacji o rozstrzygnięciu postępowania:

Informację o rozstrzygnięciu postępowania zamawiający zamieści na stronie internetowej, na której zostało ogłoszone niniejsze postępowanie.

XII. – Formalności, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty, w celu zawarcia umowy:

1. Z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa.
2. W przypadku, gdy wykonawca, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza uchyla się od zawarcia umowy lub odmawia jej podpisania, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez ponownego ich badania i oceny.
3. Wykonawca zostanie poinformowany przez zamawiającego o miejscu i terminie zawarcia umowy.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od podpisania umowy w przypadku nie­otrzymania dofinansowania ze środków NFOŚiGW.

XIII. – Pozostałe informacje:

Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej.

XIV. – Osoba uprawniona do kontaktów w sprawie postępowania:

fundacja@radiopodlasie.pl – Renata Dziewulska

XV. – Podstawa prawna prowadzenia postępowania:

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.).

XVI. – Przetwarzanie danych osobowych:

W związku z treścią z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobo­wych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 ze zm.), dalej: „RODO” Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (dalej: Administrator) pozyskanych w toku postępowania jest Fundacja Podlaskie Centrum Radiowe.
2. Z Administratorem można kontaktować się poprzez e-mail: fundacja@radiopodlasie.pl lub na adres korespondencyjny Fundacja Podlaskie Centrum Radiowe ul. Bpa Świrskiego 56, 08-110 Siedlce.
3. Pani/Pana dane osobowe pozyskane przez Administratora przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu przeprowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
   • osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania,
   • organy kontrolne,
   • osoby lub podmioty, którym Administrator udzieli informacji publicznej zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.2018.1330 j.t.),
   • podmioty uprawnione do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia niniejszego postępowania. Ponadto, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych przechowy­wane będą przez okres 4 lat od dnia zakończenia niniejszego postępowania. Okres przechowywania danych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych będzie niezbędne do dochodzenia roszczeń lub do obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora. Ponadto, okres przechowywania danych może zostać przedłużony na okres 5 lat, na potrzeby archiwizacji.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo do dostępu do Pani/Pana danych osobowych, ich sprostowania oraz prawo żądania ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
7. W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Ustawy.

PLIK DO POBRANIA

zapytanie II.pdf

Załączniki do zapytania ofertowego:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy;

Załącznik nr 2 – Wykaz usług.